Semua Manusia Memiliki 24 Jam Yang Sama Tapi Ada Yang Tidak Cukup Masa. Jadi Bagaimana Kita Boleh Menikmati Lebih Jam Dalam Sehari?

BUKAN jam tangan!

Tetapi saya maksudkan bagaimana ingin memiliki lebih banyak masa dalam sehari. Ketika rakan-rakan di sekeliling anda mengomel kerana merasakan tidak cukup 24 jam untuk menyiapkan semua perkara dalam sehari, anda cuma perlu mengikuti tips yang saya kongsikan di bawah ini untuk sentiasa tersenyum.

Ya, kerana anda memiliki jalan pintas, mudah dan percuma untuk menjimatkan masa:

Rancang & Rawat. Buat perancangan setiap pagi dan rawat perancangan (muhasabah) setiap kali sebelum tidur.

Percayalah, 5 minit yang anda luangkan untuk aktiviti ini dapat menjimatkan berjam-jam masa berharga dalam hari anda. Jika anda gagal lakukan perancangan, lupakan saja tips-tips lain yang saya kongsikan di bawah.

Beri keutamaan. Nilai dan susun aktiviti seharian mengikut kesannya terhadap hidup anda. Ingat, lebih kurang 80% perkara yang anda buat hari ini tidak memberikan kesan yang penting kepada siapa diri anda 10 tahun akan datang.

Nilaikan aktiviti menggunakan skala 1- Mesti, 3-Perlu sehingga 5- Mungkin. Laksanakan perkara yang penting ketika masa perdana anda iaitu pada pagi hari

Buat Keputusan Penting Sahaja. Jangan serabutkan minda anda dengan keputusan-keputusan kecil yang pelbagai. Ingat, Presiden USA tidak perlu memilih warna pakaian dan menu hariannya.

Begitu juga pengasas Facebook, Mark Zuckerberg memakai tshirt dan jeans yang serupa setiap hari supaya tidak perlu menggunakan kapasiti otaknya untuk menentukan perkara-perkara remeh.

Tambah Tenaga. Ya, anda perlukannya untuk melakukan kerja dengan lebih fokus, cepat dan tepat. Pastikan anda makan makanan yang betul, bersenam dengan betul dan tidur dalam kuantiti yang betul.

Jangan Tamak. Melakukan beberapa perkara dalam masa yang sama (multitasking) boleh mengurangkan produktiviti anda sehingga 40%. Jangan tertipu dengan menyangka anda boleh menyiapkan banyak tugasan dengan lebih cepat melalui multitasking.

Mahirkan diri. Supaya anda boleh menyiapkan sesuatu tugasan lebih cepat dari orang kebiasaaan dan mempunyai lebih banyak masa untuk perkara lain.

Tiada rahsia lain selain latihan dan ulangan. Lakukan setiap hari, ulang sehingga sebati dan tanamkan sungguh-sungguh sehingga jadi tabiat diri.

Sesetengah pakar mengatakan anda memerlukan latihan selama 10,000 jam untuk menguasai sesuatu kemahiran.

Kurangkan Gangguan. Ketika menyiapkan tugasan penting, pastikan tumpuan anda penuh tanpa perkara-perkara sambilan lain seperti telefon, email, Facebook, makanan apatah lagi sembang-sembang kosong.

Kadang-kadang memakai headphones (walaupun tanpa mendengar muzik), meletakkan telefon anda dalam mode senyap atau mengunci pintu pejabat boleh membantu anda dalam hal ini.

Ubah Perkara Kecil. Mulakan dengan tabiat, budaya atau kebiasaan yang mudah terlebih dahulu. Contohnya minum Teh O sebagai ganti Teh Tarik dalam sarapan untuk tujuan kesihatan diri.

Guna Teknologi. Jangan jadi katak bawah tempurung. Ambil manfaat pelbagai aplikasi telefon pintar seperti Google Calendar dan To-Do-List untuk mengurus masa anda. Sekurang-kurangnya janganlah lupakan teknologi pen dan kertas.

Urus Email. Jika praktikal, jangan semak email pada awal pagi sebaik sahaja anda memasuki pejabat. Cuba tetapkan tiga kali (contohnya 10am, 2pm dan 5pm) dalam sehari sahaja untuk menyemak dan membalas email. Padamkan email yang tidak memerlukan tindakan anda atau tidak perlu dirujuk lagi untuk tugasan mendatang.

Pukal Bukan Runcit. Untuk perkara-perkara kecil seperti membalas email, membalas miseds call, bersosial di laman maya dan lain-lain pastikan anda lakukan secara pukal (sekaligus) setelah dikumpulkan. Jangan sekali-kali membalas sebaik sahaja ia tiba secara satu persatu (runcit)

Elakkan Mentaliti Sempurna. Jangan terlebih kritis. Elakkan menjadi ‘the perfect perfectionist’. Cuba dulu dan perbaiki hasil kerja anda dari semasa ke semasa.

Cipta Tekanan. Ya, anda tentu lebih faham bahawa tekanan boleh menyebabkan manusia beraksi di luar kebiasaan. Jika tiada tekanan dari luar, cipta tekanan anda sendiri. Cabar diri dan umumkan kepada orang lain.

Jangan lupa untuk memberikan penghargaan kepada diri sendiri setelah anda berjaya mencapai matlamat yang ditetapkan

Katakan Tidak! Jangan takut jika orang lain terasa hati. Lagipun, jangan harap anda boleh memuaskan hati semua orang. Beranikan diri untuk menolak jemputan, mengelakkan dari komitmen dan menarik diri dari komiti jika tidak selari dengan agenda utama anda, lebih-lebih lagi untuk perkara yang tidak penting.

Walaupun kadang-kadang ia adalah teknik yang tidak popular tapi anda perlukannya untuk pengurusan masa yang terbaik. Salah satu teknik yang boleh saya kongsi ialah berpura-pura tidak tahu (tanpa menipu) untuk mengelakkan komitmen.

Rehatlah. Berikan diri anda rehat sekali-sekala. Walaupun selama 5 minit, untuk perjalanan jauh beberapa jam yang seterusnya. Pastikan rehat yang berdisiplin masa dan tempohnya.

Selain tips-tips dia atas, cuba juga 2 undang-undang ini bagi membantu anda mengurus masa dengan lebih berkesan:

Undang-undang 2 Minit- Lakukan terus perkara yang anda boleh siapkan dalam masa 2 minit tanpa menangguhkannya, menyenaraikannya dalam ‘to-do list’ atau merancang untuk melakukannya kemudian.

Contohnya membalas email ringkas, membasuh pinggan dan membayar bil secara atas talian. Anda akan pasti memerlukan lebih dari 2 minit untuk menyiapkannya kemudian.

Undang-undang 5 Minit- Mulakan tugasan yang sangat besar dan menakutkan anda dengan 5 minit pertama sahaja, tanpa menagguhkannya.

5 minit pertama adalah mimpi ngeri dan tempoh paling sukar dalam mana-mana tugasan, jika anda mampu menghadapinya dengan tabah, besar kemungkinan anda boleh terus melebihi tempoh itu apabila telah menemui rentak yang diperlukan.

Selamat Mencuba!

Ir. Hj. Muhammad Lukman Al Hakim Bin Muhammad
Ketua Biro Latihan Kepimpinan ISMA